Guida pratica per l’allestimento degli eventi

 

Lavorare all’allestimento di una location in vista di un evento è un lavoro che richiede tanta cura dei dettagli e tanta esperienza.

Come prima cosa, è consigliabile procurarsi una piantina della location per anticipare sulla carta ciò che avverrà nel concreto. Con planimetria e misure alla mano, è più facile progettare accuratamente ogni singolo spazio evitando strettoie o sensi di vuoto che possono eventualmente essere riempiti con allestimenti floreali o impianto audio, se l’evento lo consente.

La personalizzazione degli spazi è molto importante perché permette di esprimere visivamente il messaggio o le sensazioni che si vogliono trasmettere ai partecipanti all’evento. Ricordate di non sottovalutare mai l’aspetto emozionale dell’evento perché è la componente che più di tutte permette di lasciare un ricordo positivo nei confronti del vostro brand.

Per un allestimento corretto bisogna tener conto delle specificità del singolo caso. La location, infatti, dovrà essere allestita in modo diverso a seconda della tipologia di evento che si sta organizzando.

Se si tratta di un seminario, di un convegno o di una tavola rotonda, si deve necessariamente prevedere un tavolo relatori che dovrà essere allestito con cavalieri, bicchieri, acqua, blocco e penna per ogni speaker e sedie o poltroncine disposte a platea per il pubblico.

Se si tratta di una mostra, bisogna prestare molta attenzione alla disposizione dei quadri e all’illuminazione per consentirne una perfetta fruizione ed è altresì importante delimitare un percorso con un inizio e una fine. Se stiamo organizzando un pranzo o una cena è sicuramente rilevante la disposizione dei tavoli e l’allestimento degli stessi. Se l’evento è uno spettacolo, sarà importante delimitare uno spazio palcoscenico per consentire una perfetta visione a tutti i partecipanti.

Gli allestimenti devono riguardare ogni particolare, a partire dai più semplici come il guardaroba (ricordatevi i numeri a doppia matrice) e l’addobbo floreale (deve arrivare all’ultimo momento per valorizzare la “freschezza” delle composizioni), fino a quelli più complessi come la disposizione dei posti a sedere nel caso di una cena di gala (usate i tabelloni all’ingresso, sono più pratici nel permettere cambiamenti fino all’ultimo momento).

Assolutamente importante! Assicuratevi che la sede sia coperta da assicurazione e accertatevi che, nel caso di spettacoli, i diritti SIAE siano stati regolati e ricordatevi che, se sono previsti ospiti importanti e oggetti di particolare valore, è indispensabile un servizio di sicurezza.

Posted on 16 Novembre 2016 in Comunicazione, Creatività, Eventi

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