Eventi: la lista degli invitati e gli inviti

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Non esistono gli eventi senza gli invitati!

Per questo motivo bisogna prestare molta attenzione nella stesura della lista degli invitati e nella realizzazione dell’invito.

La scelta degli invitati richiede un’attenta preparazione. Per cominciare bisogna armarsi di tanta pazienza e stilare una prima lista degli ospiti che vogliamo invitare appurando di conoscere, per ognuno di essi, l’indirizzo mail o di residenza corretto (mailing list). La scelta di mandare un invito elettronico o cartaceo sarà guidata dalla tipologia di evento che stiamo organizzando. Contemporaneamente alla compilazione della lista bisogna preparare il “Save the date” ossia un avviso anticipato per riservare la data dell’evento nell’agenda dell’ospite che desideriamo invitare. Ovviamente questo deve essere in linea con la grafica che si è scelta per l’evento e che deve essere coordinata per tutte le comunicazioni relative ad esso.

L’invito deve arrivare con un certo anticipo sulla data dell’evento (almeno 10-15 giorni prima) e il “Save the date” almeno un mese prima. Se l’evento riveste carattere di solennità le date possono essere anticipate.

Alcuni giorni dopo l’invio dell’invito, è opportuno procedere ad una verifica telefonica,  “recall” per controllare la ricezione, iniziare con la raccolta delle presenze e compilare le liste di accredito che dovranno essere messe a disposizione della reception, se prevista. La verifica telefonica è molto utile nel caso in cui l’invito venga inviato solo via e-mail perché permette di monitorare le adesioni in tempo reale. Vi suggeriamo una regola che vale per la maggior parte degli eventi: ricordate che mediamente conviene calcolare un 80% delle presenze rispetto agli inviti spediti e un 10% quando si parla di istituzioni o giornalisti. L’obiettivo è quello di avere un’accurata definizione dei numeri dei partecipanti, in modo da ridurre gli errori e gli imprevisti nel caso siano previsti buffet, lunch, cene ecc.

Ma quali sono le informazioni necessarie che deve contenere un invito?

Affinché sia efficace, oltre ad avere una grafica accattivante, l’invito deve contenere:

  • il nominativo di chi formula l’invito;
  • la motivazione. Un titolo, in genere, è più accattivante di una descrizione generica;
  • il nome dell’invitato (in questo caso bisogna prevedere il tempo necessario per compilare gli inviti manualmente);
  • la sede, l’indirizzo e la data dell’evento;
  • l’indicazione “R.S.V.P.” che è la sigla di Répondez, s’il vous plaît, che in francese significa “Rispondete, per favore”;
  • l’eventuale piantina per raggiungere il luogo dell’evento;
  • una sintesi del programma.

Per concludere, il promemoria da tenere sempre presente quando si parla di inviti e invitati è il seguente:

  • mailing list completa di dati
  • creatività inviti
  • prove di stampa, e stampa
  • invio Save the date
  • spedizioni/invio degli inviti
  • recall

 

Posted on 20 Ottobre 2016 in Eventi

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